Convenzionarsi con SSN, Fondi o Assicurazioni: Conviene Davvero Aprire lo Studio?

Una domanda che si pone quasi ogni studio, prima o poi

"Conviene convenzionarsi?" è una domanda che prima o poi attraversa ogni studio privato: le liste d'attesa del pubblico si allungano, la sanità integrativa - fondi di categoria, casse professionali, polizze sanitarie - copre una quota crescente della spesa privata, e c'è sempre un fondo o un'assicurazione che propone una convenzione. La tentazione di restare "solo privati" convive con la sensazione di lasciare per strada un flusso di pazienti che altri studi, aperti a queste forme, intercettano.

Il problema è che sotto l'etichetta generica di "convenzione" si nascondono situazioni molto diverse tra loro, con implicazioni amministrative, economiche e organizzative altrettanto diverse. Prima di decidere se convenzionarsi, vale la pena distinguerle.

Le forme di apertura, una per una

I vantaggi concreti di aprirsi

• un flusso di pazienti più prevedibile, che riduce la dipendenza dal marketing e dal passaparola come unica fonte di nuovi contatti;
• l'accesso a una fascia di pazienti che, senza la copertura del fondo o dell'assicurazione, probabilmente rimanderebbe o rinuncerebbe alla cura;
• un posizionamento coerente con la direzione in cui va il sistema, dove la sanità integrativa pesa ogni anno di più sulla spesa sanitaria privata degli italiani;
• per le convenzioni dirette, un flusso di cassa che arriva anche dal fondo o dall'assicurazione, non solo dal paziente.

I costi nascosti, quelli che si scoprono dopo aver firmato

• le tariffe concordate sono quasi sempre inferiori al listino privato, e vanno confrontate con i costi reali della prestazione - materiali, laboratorio, tempo poltrona - non solo con il prezzo di listino;
• ogni fondo o assicurazione ha una propria nomenclatura e un proprio tariffario: la segreteria deve saperli usare correttamente in preventivo, piano di cura e fattura, o i rimborsi si bloccano;
• i tempi di pagamento delle convenzioni dirette sono spesso più lunghi di quelli di un paziente privato, con effetti sulla liquidità dello studio;
• per l'accreditamento SSN vero e proprio, i requisiti strutturali e organizzativi, e i relativi controlli periodici, comportano un carico amministrativo che uno studio di piccole dimensioni raramente riesce a sostenere in autonomia.

Il tema della gestione operativa dei fondi sanitari - nomenclatura, tariffari, quote a carico del paziente - lo abbiamo approfondito nel nostro articolo dedicato ai rimborsi assicurativi: qui la domanda è a monte, se convenga aprirsi, non come gestirlo una volta deciso.

La domanda di fondo prima di firmare: lo studio regge l'apertura?

Aprirsi a una o più forme di convenzione non è solo una decisione commerciale, è anche una decisione organizzativa. Uno studio che lavora con pazienti privati, pazienti di un fondo e pazienti di un'assicurazione, ciascuno con la propria tariffa e la propria nomenclatura, deve essere in grado di tenerli separati senza errori in ogni documento che produce - preventivo, piano di cura, fattura - e di sapere in ogni momento quanto pesa ciascun canale sul proprio fatturato complessivo. Se questa capacità manca, il rischio concreto è che l'apertura porti più pazienti ma anche più errori, rimborsi contestati e tempo di segreteria che nessuno aveva calcolato.

Sapere quanto pesa ciascun canale - privato, fondo, assicurazione - sul fatturato è il dato che trasforma una convenzione da scelta di pancia a decisione verificabile

Come funziona con I-Med

La domanda "conviene aprirsi" si risponde meglio con i numeri dello studio che con un'intuizione, ed è proprio quello che un gestionale strutturato per la multi fatturazione mette a disposizione. Il sistema di fatturazione gestisce, sullo stesso paziente e sullo stesso piano di cura, listini e tariffari diversi a seconda del canale - privato, fondo, assicurazione - senza calcoli manuali, mentre l'analisi economico-finanziaria permette di misurare, periodo su periodo, quanto pesa ciascun canale sul fatturato complessivo: è il dato che trasforma "conviene aprirsi a questo fondo" da una sensazione a un numero verificabile. Il controllo degli sbilanci tiene infine sotto controllo quanto è stato effettivamente incassato da ciascun canale rispetto a quanto fatturato, punto delicato in particolare per le convenzioni dirette con tempi di pagamento più lunghi.

Checklist prima di firmare una nuova convenzione

• Si tratta di un vero accreditamento SSN, di una convenzione con un fondo o un'assicurazione, o di un canale di acquisizione pazienti come un marketplace? Sono percorsi diversi, con requisiti diversi;
• Le tariffe concordate coprono i costi reali della prestazione, materiali e tempo compresi?
• Lo studio è già in grado di gestire più tariffari e più nomenclature senza errori manuali in fattura?
• Quali sono i tempi di pagamento previsti, e come si combinano con la liquidità attuale dello studio?
• Esiste già un dato affidabile su quanto pesa oggi la sanità integrativa sul fatturato, prima di aggiungere un nuovo canale?

Conclusione

Non c'è una risposta unica alla domanda se convenzionarsi convenga: dipende dalla forma di apertura considerata, dalla dimensione dello studio e dalla sua capacità organizzativa di gestire più canali senza perdere il controllo dei numeri. Quello che vale sempre è non decidere per sentito dire, né per timore di restare indietro rispetto ad altri studi: è una decisione che si prende meglio quando lo studio sa già, con dati alla mano, quanto pesano oggi i pazienti privati e quanto potrebbe pesare un nuovo canale, prima ancora di firmare.

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